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Digital Asset Management:
Die Lösung gegen Daten-Chaos
Ob Bilder für Social Media, Texte für Anzeigen oder Video-Material für die Webseite – die Menge der zu verwaltenden Medieninhalte im Marketing wächst stetig an. Bei der Masse den Überblick zu behalten, ist nicht einfach. Für Marketingverantwortliche wird es immer schwieriger, schnell die Datei zu finden, die sie benötigen. Abhilfe schafft ein Digital Asset Management System, kurz: DAM.
Was ist ein digitales Asset und welche Bedeutung hat es im Marketing?
Zunächst einmal sollten wir klären, was ein digitales Asset überhaupt ist. Ein Asset ist eine Art von digitaler Information. Gemeint sind digitale Inhalte, die sich auf Festplatten oder Servern in Form von einer Datei speichern lassen. Diese Medien können unterschiedlicher Art sein und verschiedene Funktionen erfüllen. Zu den geläufigsten Asset-Arten gehören: Text-Dokumente, Video-Dateien, Bilder, Grafiken, Audio-Dateien, Präsentationen, Tabellen und weitere Medien. Digitale Assets werden in Unternehmen in vielen Abteilungen genutzt. Ein Bild von einem Produkt z. B. ist für die Arbeit vom Vertrieb genauso relevant wie für das Produktmanagement-Team. Die größte Bedeutung haben Assets aber für die Arbeit des Marketings. Die Mitarbeitenden dort brauchen und stellen die meisten Assets. Ohne digitale Assets kein Marketing. Kataloge, Webseiten, Anzeigen, Online-Werbung, Flyer, Social-Media-Posts – all diese Medien würden heutzutage nicht existieren, wenn es keine digitalen Assets gäbe. Digitale Assets und Inhalte sind also immens wichtig, um die Marke deines Unternehmens zu prägen und Kundinnen und Kunden zu binden.
Was ist Digital Asset Management?
„Ist das eine Unordnung! Nie findet man, was man braucht!“ Ein Spruch, der dir vielleicht aus dem heimischen Wohnzimmer bekannt vorkommt, der aber genauso passt, wenn es um digitale Assets geht. Digital Assets, wie z. B. Fotos, Logos, Grafiken, Videos, Text-Dateien, PDFs (z. B. Whitepaper), sind heutzutage in Unternehmen massenhaft an allen möglichen Orten gespeichert. Wenn man dann z. B. ein Bild in einem gewünschten Format braucht, ist man ggf. länger auf der Suche oder findet es erst gar nicht. Ziemlich ärgerlich. Besser wäre es, wenn es nur einen Speicher-Ort für die Inhalte gebe. Hier setzt Digital Asset Management an. Über Software-Lösungen, so genannte DAM-Systeme – öfter auch als MAM für „Media Asset Management“ bezeichnet –, lassen sich alle Mediaformate für alle Nutzungsarten an einem Ort zentral speichern und verwalten. Da die Mediadateien verschlagwortet werden und sie eine eindeutige Beschreibung bekommen (Metadaten), findet man die gewünschte Datei ganz einfach über eine Suchmaske. Darüber hinaus ermöglichen DAM-Systeme eine Rechteverwaltung, falls nicht jeder Nutzer oder jede Nutzerin Zugriff auf jede Datei haben soll.
Was ist das Ziel von Digital Asset Management?
Ziel und Funktion von Digital Asset Management ist es, dass Mitarbeitende in Unternehmen schneller finden, was sie suchen. Gerade für Marketingverantwortliche ist dies sehr wichtig. Im stressigen Alltag ist es eh oft schon hektisch und dann soll man noch viel Zeit ins Suchen der richtigen Datei investieren? Das ist heutzutage mit dem richtigen Tool zum Glück gar nicht mehr nötig. Die Zeit, die du mit dem Suchen der Medien verbringst, kannst du doch besser in deine Projekte, die Fokussierung auf deine Kundinnen und Kunden oder die Marken-Strategie deines Unternehmens investieren. Digital Asset Management mit der entsprechenden DAM-Software ist eine große Erleichterung für die Arbeit von Marketingabteilungen.
Welche Vorteile bietet Digital Asset Management?
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Digital Asset Management bietet viele Vorteile. Wir haben unsere Top 11 Vorteile zusammengefasst:
Kein langes Rumsuchen mehr
Durch die Verschlagwortung und die hinterlegten Metadaten findest du ganz schnell und einfach, wonach du suchst. Du arbeitest effizienter und kannst dich mehr auf die anderen Themen konzentrieren. Finden wird somit ganz einfach.
Du findest alle Dateien an einem Ort
Die zentrale Verwaltung deiner Assets in nur einem System, also an einem Ort, der entsprechenden DAM-Software, erleichtert die Auffindbarkeit der Dateien, da du nur noch an einem Ort suchen musst. Individuelle Suchfilter helfen dir außerdem bei der Suche nach dem gewünschten Inhalt.
Alle Daten sind aktuell und geprüft (validiert)
Ein DAM-System sollte immer auch die Möglichkeit bieten, Daten von den verantwortlichen Abteilungen mit Informationen anreichern und validieren zu lassen. So stellst du sicher, dass nur aktuelle Daten im System sind. Durch die zentrale Ablage muss die Datei nur noch an einem Ort aktuell gehalten werden. So vermeidet man, dass verschiedene Versionen von einem Bild oder Text im Unternehmen im Umlauf sind. Jeder bedient sich aus einer „Quelle“ und es kommt somit nicht dazu, dass auf veraltete Daten zurückgegriffen wird. Das DAM-System bildet damit eine so genannte Single Source of Truth.
Abbau von Silos bzw. verbesserte Zusammenarbeit der Abteilungen
Die Hortung von Daten in einzelnen Abteilungen gehört mit einem DAM der Vergangenheit an. Alle Beteiligten und alle Abteilungen können auf die Assets zugreifen, egal von welchem Ort und welchem Endgerät, solange ihnen das entsprechende Zugriffsrecht zugewiesen wurde. Abteilungsspezifische Silos werden damit aufgelöst.
Einhaltung von CI-Richtlinien
Die zentrale Verwaltung und Freigabe von Dateien stellt sicher, dass nur Assets freigegeben und zur Verfügung gestellt werden, die den CI-Vorgaben deiner Marke entsprechen.
Zeitersparnis durch Automatisierung
Mit einem DAM-System sparst du viel Zeit nicht nur bei der Suche. Einige Prozesse musst du mit einem DAM nicht mehr manuell ausführen. Der Import, die Anreicherung der Assets (z. B. automatische Metadaten-Generierung), ihre Verknüpfung, Updates und ihr Export laufen in der DAM automatisiert ab.
Bearbeiten innerhalb des Tools
In den meisten DAM-Softwares kannst du deine Assets direkt bearbeiten und speichern. So ersparst du dir nervige Down- und Uploadprozesse.
Rollen-Rechte-Management
Ein Rollen-Rechte-Management ermöglicht es dir, festzulegen, welche Nutzerinnen und Nutzer auf welche Datei zugreifen dürfen.
Medienneutrale Datenspeicherung
Deine Assets werden so gespeichert, dass du sie für verschiedene Ausgabekanäle nutzen kannst.
Anbindung zu anderen MarTech-Formen
Es lassen sich z. B. Produktinformationsmanagement-Systeme integrieren und so die Daten mit Produktinformationen anreichern. Dies ist die Basis für Schnittstellen, Workflows und automatisierte Prozesse, mit denen Marketingaktivitäten optimiert und Marketing- oder Vertriebskanäle bespielt werden (z. B. E-Commerce-Websites, Online-Marktplätze, Social-Media-Plattformen).
Verbesserte Datenqualität
Unternehmen haben oft große Mengen an digitalen Ressourcen, die von verschiedenen Personen und Abteilungen erstellt und hochgeladen werden. Dies kann zu einer Unmenge an Dubletten, veralteten oder fehlerhaften Assets führen. DAM-Systeme helfen bei der Verbesserung der Datenqualität, indem sie Funktionen wie Überprüfung von Duplikaten, Pixelabgleich, Versionskontrolle, Datenhistorie bzw. Assetstamm und Aktualisierung von Assets bieten.
Welche Arten von DAM-Softwares gibt es?
Im Wesentlichen unterscheidet man zwischen zwei verschiedenen Arten von DAM-Systemen. Für welches du dich entscheidest, hängt vor allem von den Anforderungen deines Unternehmens ab.
On-Premise-Systeme
On-Premise-DAM-Systeme werden lokal auf eigenen Servern oder in Rechenzentren deines Unternehmens installiert und betrieben. Die Wartung liegt in der Verantwortung deines Unternehmens selbst, einschließlich Updates, Backups und Sicherheitsmaßnahmen. Diese Lösung bietet aber auch weit mehr Vorteile. So hast du die volle Kontrolle über deine Daten und Sicherheitsanforderungen. Du kannst individuelle Anpassungen vornehmen und bist flexibel bei der Integration von internen Systemen und Workflows. Die On-Premise-Lösung lässt sich auf die MarTech-Landschaft deines Unternehmens mit all ihren Anforderungen anpassen.
Cloudbasierte DAM-Systeme
Eine cloudbasierte Lösung bietet dir in der Regel mehr Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Wartungsvorteile. Da es sich bei diesen Systemen um Software-as-a-Service-Dienst (SaaS) handelt, musst du dich nicht selbst um Aktualisierungen oder Datensicherung/Hosting kümmern. Deine Assets werden in einer Cloud gespeichert. Der Nachteil an diesen Tools ist, dass es Einschränkungen bei der Individualisierung gibt.
Wie setzt man die Einführung eines DAM-Systems am besten um?
Wir haben bereits einige Unternehmen bei der Einführung eines DAM-Systems unterstützt und wissen, was es dabei zu beachten gibt. Wir empfehlen dir, in 4 Schritten vorzugehen:
Ziele definieren
Zunächst einmal solltest du dir klar machen, welche Assets du im DAM-System verwalten willst und zu welchem Zweck. Dabei wäre es auch wichtig, festzulegen, was das System können soll. Willst du z. B. Schnittstellen zu anderen bereits bestehenden Systemen in deinem Unternehmen haben, brauchst du diese Info für die Auswahl des Tools.
Menschen nicht vergessen
Bevor du dich für ein System entscheidest, solltest du dich ausgiebig mit den Menschen in deinem Unternehmen austauschen, die mit den Systemen arbeiten sollen. Nichts ist schlimmer, als viel Geld in ein System zu stecken, das den Ansprüchen der Mitarbeitenden nicht genügt oder das schwierig in der Handhabung ist, weil es zum Teil nicht zu den Prozessen passt.
Auswahl der Software
Je nachdem, was dein DAM-System können soll, musst du dich nun für eins entscheiden. Dabei steht nicht nur die Entscheidung an, ob es sich um ein cloudbasiertes System oder ein On-Premise-System handeln soll. Die Auswahl des Anbieters mit verschiedenen Funktionen ist nicht einfach. Es gibt unzählige Anbieter. Unabhängige DAM-Experten können dich beraten, welches System am besten zu den Gegebenheiten deines Unternehmens passt.
Implementierung und Pflege des Systems
Nach der Auswahl folgt die Implementierung. Hierfür kannst du dir einen Dienstleister zur Hilfe holen. Nach der Konsolidierung und Prüfung deines Datenbestandes wird er einen Implementierungsfahrplan erstellen und das System befüllen. Auch nach der Implementierung kann er dich weiter unterstützen, wenn du im Unternehmen z. B. keine Ressourcen oder kein Know-how zu Datensicherheit, Schnittstellen etc. hast.
Unser Fazit
Ohne Verwaltung deiner digitalen Assets im Marketing geht es heute nicht mehr. Denn: Du brauchst deine Assets für all deine Marketingaktivitäten: Website, E-Commerce, Verkauf, Plattformen, Social Media, Onlinebanner, Digital Signage, Anzeigen, Printwerbemittel und vieles mehr. Und deine Kundinnen und Kunden erwarten von deiner Marke einen konsistenten Auftritt. Um zukunftssicher arbeiten zu können, braucht es ein Digital Asset Management. DAM-Tools helfen dir, die Präsentation deiner Produkte zu verbessern und den Inhalt deiner Markenkommunikation konsistent zu halten. Außerdem erleichtert es die Zusammenarbeit im Unternehmen und spart Zeit und Kosten. Welche Art von System für dich am geeignetsten ist, hängt zum großen Teil von den Anforderungen in deinem Unternehmen ab.
Mit unseren Expertinnen und Experten für Datenmanagement unterstützen und beraten wir dich gerne.
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